Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest K2-System Konrad Kopyto, Oględów 52, 28-200 Staszów, zwany dalej „Administratorem”.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

Niniejsza polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem ze strony internetowej K2-System, przesyłaniem zapytań, rezerwacją konsultacji oraz korzystaniem z usług firmy.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

2.1. Formularz kontaktowy i korespondencja

W przypadku przesłania wiadomości przez formularz kontaktowy lub pocztę elektroniczną możemy przetwarzać:

  • Imię i nazwisko.
  • Adres e-mail.
  • Numer telefonu.
  • Nazwę firmy, jeśli została podana.
  • Treść wiadomości.
  • Adres IP i informacje techniczne związane z przesłaniem formularza.

Dane wykorzystujemy w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, prowadzenia korespondencji oraz ochrony formularza przed nadużyciami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i zapewnianiu bezpieczeństwa.

2.2. Przygotowanie ofert i realizacja usług

W związku z przygotowaniem wycen, zawieraniem umów i realizacją usług możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres realizacji usługi oraz informacje niezbędne do wykonania zlecenia.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku przedstawicieli klientów biznesowych również art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2.3. Rezerwacja konsultacji

Strona umożliwia umawianie konsultacji za pośrednictwem Google Calendar Appointment Scheduling.

Podczas rezerwacji mogą być przetwarzane dane takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin spotkania oraz informacje dobrowolnie przekazane przez osobę rezerwującą.

Dane wykorzystujemy w celu organizacji i przeprowadzenia konsultacji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru kontaktu.

Informacje o przetwarzaniu danych przez Google dostępne są pod adresem https://policies.google.com/privacy.

2.4. Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane niezbędne do wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i wykonywania obowiązków podatkowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2.5. Bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej, zapobiegania nadużyciom oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Formularz kontaktowy Fluent Forms

Zgłoszenia przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego są zapisywane w bazie danych strony internetowej WordPress oraz przesyłane w formie powiadomień na firmowy adres e-mail biuro@k2-system.pl.

Dane zawarte w zgłoszeniach mogą być przechowywane w obu tych miejscach. W przypadku zapytań, które nie zakończyły się realizacją usługi, stosujemy okres przechowywania do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że istnieje uzasadniona podstawa dalszego przetwarzania.

Na stronie wykorzystywana jest wtyczka Fluent Forms.

Informacje przesyłane przez formularz są zapisywane w bazie danych strony internetowej działającej na WordPressie. Wraz ze zgłoszeniem może zostać zapisany adres IP urządzenia, z którego wysłano wiadomość. Adres IP może służyć do identyfikacji potencjalnych nadużyć, analizy bezpieczeństwa formularza oraz orientacyjnego ustalenia kraju pochodzenia połączenia. Ustalenie kraju na podstawie IP ma charakter przybliżony i nie stanowi potwierdzenia rzeczywistej lokalizacji osoby wysyłającej wiadomość. Dostęp do zapisanych zgłoszeń mają wyłącznie upoważnione osoby.

4. Okres przechowywania danych

Stosujemy następujące zasady przechowywania danych:

  • Zapytania, które nie zakończyły się realizacją usługi: do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretnymi okolicznościami.
  • Dane związane z zawartymi umowami: przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.
  • Dane związane z rezerwacją konsultacji: przez okres niezbędny do obsługi konsultacji oraz ewentualnego udokumentowania dalszych ustaleń.
  • Dane statystyczne i techniczne: przez okres wynikający z celu ich przetwarzania oraz konfiguracji wykorzystywanych narzędzi.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania.

5. Statystyki odwiedzin strony

5.1. Google Analytics 4

Na stronie wykorzystywana jest usługa Google Analytics 4, dostarczana przez Google.

Służy ona do analizowania ruchu na stronie, w szczególności liczby odwiedzin, sposobu korzystania z witryny, odwiedzanych podstron oraz informacji o urządzeniach i źródłach ruchu.

Google Analytics może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

Uruchamianie analityki wymagającej zgody jest zarządzane za pomocą narzędzia Complianz. Podstawą takiego przetwarzania jest zgoda użytkownika — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie poprzez ustawienia plików cookies.

Informacje o zasadach przetwarzania danych przez Google dostępne są na stronie https://policies.google.com/privacy.

5.2. Burst Statistics

Na stronie wykorzystywana jest również wtyczka Burst Statistics, służąca do prowadzenia podstawowych statystyk odwiedzin.

Wtyczka została skonfigurowana w trybie bez plików cookies, bez rozpoznawania użytkowników między dniami i sesjami.

Przetwarzanie danych w tym zakresie służy analizie działania i popularności witryny. Podstawę prawną ocenia się odpowiednio do faktycznie gromadzonych informacji i stosowanych technologii.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii przechowywania informacji w przeglądarce.

Wyróżniamy następujące kategorie:

  • Niezbędne: umożliwiają prawidłowe działanie strony, zapewniają jej bezpieczeństwo oraz zapamiętywanie ustawień prywatności.
  • Statystyczne: służą analizie sposobu korzystania z witryny i pomagają ją ulepszać.
  • Marketingowe: mogą służyć działaniom reklamowym, jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.

Do zarządzania zgodami wykorzystywana jest wtyczka Complianz GDPR/CCPA Cookie Consent.

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może zaakceptować opcjonalne pliki cookies, odmówić ich stosowania lub dostosować swoje preferencje.

Szczegółowe informacje o wykorzystywanych technologiach znajdują się w dokumencie „Polityka plików cookies (EU)” dostępnym na stronie internetowej.

7. Odbiorcy danych

W zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi:

  • Hostingowe i utrzymania strony internetowej, w tym OVH.
  • Poczty elektronicznej.
  • Informatyczne i technicznego wsparcia.
  • Księgowe i rozliczeniowe.
  • Rezerwacji spotkań oraz analityki internetowej, w tym Google.

Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Udostępnianie lub powierzanie danych następuje wyłącznie w zakresie uzasadnionym celem przetwarzania i zgodnie z odpowiednimi przepisami.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług dostawców międzynarodowych, w szczególności Google, może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w rozdziale V RODO, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, stosownie do konkretnej usługi i odbiorcy.

Informacje o mechanizmach transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują — na zasadach określonych w RODO — następujące prawa:

  • Dostępu do swoich danych.
  • Sprostowania nieprawidłowych danych.
  • Usunięcia danych.
  • Ograniczenia przetwarzania.
  • Przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki.
  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  • Wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres biuro@k2-system.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest dobrowolne, jednak brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Podanie określonych danych może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy albo realizacji obowiązków prawnych.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach standardowej obsługi zapytań i realizacji usług Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało.

Analiza przybliżonego kraju pochodzenia adresu IP nie stanowi podstawy do automatycznego podejmowania takich decyzji.

12. Zabezpieczenie danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych i związanych z nimi zagrożeń.

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, stosowanych technologii lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie https://k2-system.pl.

Data ostatniej aktualizacji: 26 października 2026 r.